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Coronavirus : les mesures d’urgence relatives à la tenue des assemblées et aux organes dirigeants des sociétés sont publiées #MAJ

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Coronavirus : les mesures d’urgence relatives à la tenue des assemblées et aux organes dirigeants des sociétés sont publiées #MAJ

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26/03/2020
Dernière mise à jour : 26/03/2020
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par Mayeul Fournier de Saint Jean, avocat, DELSOL Avocats
et Emmanuel Kaeppelin, avocat associé, DELSOL Avocats

Dans le contexte de l’épidémie de Covid-19 et des mesures prises pour limiter sa propagation, le Gouvernement a été habilité par la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 à adapter, par voie d’ordonnance, les règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des entités de droit privé (L. n° 2020-290, 23 mars 2020, art. 11). L’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 prévoit les dispositions suivantes.

Entités concernées. - Compte tenu du nombre de groupements concernés, le texte vise « les personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé » (ci-après « les entités concernées »). L’article 1er dresse toutefois une liste non exhaustive des entités concernées incluant notamment les sociétés civiles et commerciales, les masses de porteurs de valeurs mobilières ou de titres financiers, les GIE, les coopératives, les mutuelles, les sociétés d’assurance, ou encore les fonds de dotation, les associations et les fondations.

Facilitation de la convocation des actionnaires dans les sociétés cotées.- Le défaut de convocation d’un actionnaire par voie postale ne peut causer la nullité de l’assemblée générale d’une société cotée, dès lors que cette irrégularité résulte « de circonstances extérieures à la société ». Les difficultés rencontrées par la société ou son prestataire, (Ord. préc., art. 2) du fait du dispositif de confinement en vigueur, entrent dans le champ des « circonstances extérieures ».

Dématérialisation des obligations de communication et d’information préalable. - Toute demande de communication de document ou d’information préalable à un membre d’assemblée d’une entité concernée peut valablement être satisfaite par courriel, « sous réserve que le membre indique dans sa demande l’adresse électronique à laquelle elle peut être faite » (Ord. préc., art. 3).

Réunions des assemblées « à huis clos ». - Les assemblées des entités concernées peuvent exceptionnellement se tenir « sans que les membres et les autres personnes ayant le droit d’y assister – tels que les commissaires aux comptes ou les représentants des IRP – ne soient présents physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle ». Deux formes de « huis clos » sont donc envisagées : la tenue d’une assemblée hors la présence physique et dématérialisée des membres, ou une réunion hors la présence physique des membres mais avec une participation dématérialisée. 

Le recours à ce dispositif n’est possible qu’à la condition que l’assemblée soit convoquée « en un lieu affecté à la date de la convocation ou à celle de la réunion par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires ». A ce jour, cette restriction concerne l’ensemble du territoire de la République (D. n° 2020-293, 23 mars 2020 prescrivant les mesures générales nécessaires pour faire face à l'épidémie de covid-19 dans le cadre de l'état d'urgence sanitaire, art. 7).

Même dans le cas des assemblées à « huis clos », les membres sont convoqués et conservent leur droit de participer à l’assemblée et de voter selon les autres modalités prévues par les textes et par l’ordonnance (envoi d’un pouvoir, vote par correspondance ou, le cas échéant, via un moyen de conférence téléphonique ou audiovisuelle). À noter que le vote par voie de consultation écrite est possible nonobstant toute clause statutaire contraire (Ord. n° 2020-321, 25 mars 2020, art. 6). Les membres sont informés, dans les documents préalables à l’assemblée (avis de réunion, brochure de convocation, etc.) de la date et de l’heure de l’assemblée ainsi que des modalités d’exercice de leurs droits.

Prise en compte de la participation par conférence téléphonique ou audiovisuelle.- Le recours à la visioconférence et aux moyens de télécommunication est étendu à toutes les assemblées, nonobstant toute clause statutaire ou de contrat d’émission contraire (Ord. préc., art. 5). L’organe convoquant l’assemblée peut décider d’inclure dans le calcul du quorum et de la majorité, quel que soit l’objet de la résolution votée, les membres participant par ces moyens dématérialisés, à la condition que le système utilisé garantisse l’identification des participants. À cet égard, l’ordonnance précise que « les moyens techniques mis en œuvre transmettent au moins la voix des participants et satisfont à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations ».

Possibilité de modifier le mode de participation à l’assemblée. - Afin de permettre aux entités concernées qui auraient engagé leurs formalités avant la date d’entrée en vigueur de l’ordonnance de bénéficier des dispositifs susmentionnés, le mode de participation envisagé peut être modifié, dès lors que les membres de l'assemblée en sont informés « par tous moyens permettant d'assurer leur information effective trois jours ouvrés au moins avant la date de l'assemblée ».

Dématérialisation des réunions des organes dirigeants. - Nonobstant toute clause statutaire ou de règlement intérieur contraire, les réunions des organes dirigeants des entités concernées (y compris celles appelées à arrêter ou examiner des comptes) peuvent se tenir de manière dématérialisée, dans les conditions susmentionnées prévues pour les assemblées. Le recours au mode de participation par voie de consultation écrite est également étendu à toutes les réunions de ces organes.

Durée d’application. - L’ordonnance est applicable rétroactivement aux assemblées et aux réunions des organes dirigeants tenues « à compter du 12 mars 2020, et jusqu’au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020 ».

 

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