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Offices notariaux vacants : modalités des opérations de tirage au sort #MAJ

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Offices notariaux vacants : modalités des opérations de tirage au sort #MAJ

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04/12/2017
Dernière mise à jour : 04/12/2017
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L'arrêté du 28 novembre 2017 fixe les modalités des opérations de tirage au sort des candidatures à la nomination dans un office vacant enregistrées dans les 24 heures suivant l'ouverture de la procédure de candidature.

Pour rappel, lorsqu'il n'a pas été ou qu'il ne peut être pourvu par l'exercice du droit de présentation à un office de notaire dépourvu de titulaire, cet office est déclaré vacant par arrêté du ministre de la Justice. Et lorsque plusieurs candidatures sont enregistrées dans les 24 heures suivant l'ouverture de la procédure de candidature, l'ordre de ces candidatures est déterminé par tirage au sort en présence d'un représentant du Conseil supérieur du notariat dans les conditions prévues par un arrêté du garde des Sceaux, ministre de la Justice (D. n° 73-609, 5 juill. 1973, art. 56). Tel est l'objet du présent arrêté dont nous présentons le contenu des dispositions.

Lieu et annonce de la date – Les opérations de tirage au sort ont lieu dans les locaux du ministère de la Justice. La date du tirage au sort est rendue publique sur le site internet du ministère au moins cinq jours à l'avance (art. 2).

Accès à l'identité des candidats - Seuls les agents de la direction des Affaires civiles et du sceau en charge de la gestion des professions réglementées ont accès aux données (cf. arrêté « OPM », art. 3) (art. 3).

Enregistrement des candidatures - Toute candidature enregistrée durant les 24 heures suivant la date d'ouverture du dépôt des candidatures donne lieu à la constitution d'un bulletin anonymisé, sous réserve des dispositions suivantes :

- en cas de pluralité de candidatures déposées pour un même candidat, seule la première candidature enregistrée, l'horodatage faisant foi, donne lieu à la constitution d'un bulletin. À ce titre, sont considérées comme émanant du même candidat les candidatures présentées par une même personne physique ou pour une même personne morale, ainsi que les candidatures présentées par une personne physique et celles présentées pour une ou plusieurs personnes morales ayant cette même personne physique pour associé unique ou pour seul associé demandant sa nomination en tant qu'associé exerçant au sein de l'office vacant. Il en va de même des candidatures présentées pour des personnes morales différentes comprenant strictement les mêmes associés exerçants demandant leur nomination dans l'office vacant.

- le bien-fondé de l'exclusion des candidatures surnuméraires est vérifié préalablement au tirage au sort. Une liste anonyme de ces candidatures surnuméraires est dressée (art. 4, II).

- les candidatures ayant fait l'objet d'une renonciation expresse reçue au plus tard la veille du jour ouvrable précédant le jour du tirage au sort ne donnent pas lieu à constitution d'un bulletin. L'absence de constitution d'un bulletin pour cause de renonciation est validée. Il est dressé une liste anonyme de ces candidatures (art. 4, III).

- les candidatures caduques en raison de leur caractère incomplet (V.D. n° 73-609, 5 juill. 1973, art. 51) ne donnent pas lieu à constitution d'un bulletin. L'absence de constitution d'un bulletin pour cause de caducité est validée. Il est dressé une liste anonyme de ces candidatures (art. 4, IV).

Enfin, il est précisé que la liste anonyme des candidatures à la nomination sur l'office vacant publiée sur OPM fait apparaître les candidatures ne donnant pas lieu à la constitution d'un bulletin (candidatures surnuméraires, caduques ou ayant fait l’objet d’une renonciation). Le chef du bureau en charge de la gestion des officiers ministériels au sein de la direction des affaires civiles et du sceau ou son adjoint vérifie la conformité de ces mentions avec chacune des listes anonymes dressées en application des II à IV (art. 4, V).

Constitution des bulletins - Les bulletins sont constitués à partir d'une extraction de la liste dressée à cet effet. Chaque bulletin mentionne le numéro d'enregistrement de la candidature ainsi que ses dates et heure d'enregistrement. Ils sont imprimés recto, dans une même police de caractère, en une seule couleur sur papier blanc, d'un même grammage et de dimensions identiques.

Dans l'attente du tirage au sort, les bulletins sont conservés dans un local fermé à clé du ministère de la Justice (art. 5).

Personnes concourant ou assistant aux opérations de tirage au sort - Les secrétaires de séance concourant aux opérations de tirage au sort sont désignés par le directeur des Affaires civiles et du sceau (art 6). Un rapporteur de l'Autorité de la concurrence assiste aux opérations de vérification et de recomptage et procède au tirage au sort. Ce rapporteur et ses suppléants sont ceux désignés par le rapporteur général de l'Autorité de la concurrence sur le fondement de l'article 9 de l'arrêté du 24 janvier 2017.

Les opérations de vérification et de recomptage et le tirage au sort sont effectués en présence d'un magistrat judiciaire ou administratif en fonction au ministère de la justice, désigné par l'un des directeurs d'administration centrale de ce ministère. Deux suppléants sont désignés dans les mêmes conditions. 

Le représentant du Conseil supérieur du notariat assiste aux opérations de vérification et de recomptage et au tirage au sort. Ce représentant et ses suppléants sont ceux désignés par le bureau du Conseil supérieur du notariat (V.A. 24 janv. 2017, art. 11) (art. 6 à 9).

Opérations de tirage au sort - Les opérations de tirage au sort sont réalisées en présence des personnes dont le rôle et le mode de désignation sont définis ci-dessus et font l'objet d'un procès-verbal (art. 10)

Les bulletins sont comptés par un premier secrétaire de séance. Un second secrétaire de séance compte :

- le nombre de candidatures enregistrées à partir de la liste anonyme des candidatures à la nomination sur l'office vacant publiée sur OPM

- et le nombre de candidatures n'ayant pas donné lieu à constitution d'un bulletin (et ce à partir des listes dressées à ce titre – candidatures surnuméraires, candidatures ayant donné lieu à renonciation expresse et candidatures caduques).

La concordance entre ces décomptes est vérifiée (art. 11)

Les bulletins sont ensuite placés dans une urne, mélangés et tirés au sort manuellement, un par un, jusqu'au dernier, par le rapporteur de l'Autorité de la concurrence. Le premier secrétaire de séance dresse le procès-verbal et le second secrétaire de séance complète le tableau de vérification (art. 12).

À l'issue du tirage au sort, il est vérifié que toutes les candidatures donnant lieu à constitution d'un bulletin ont été tirées au sort et que les bulletins tirés au sort comportent tous des numéros de rang de tirage consécutifs.

Le tableau de vérification et les mentions du procès-verbal sont comparés. En cas de non-concordance, le rang de tirage inscrit sur le bulletin lui-même est vérifié. Si une rectification du procès-verbal est nécessaire, celle-ci est paraphée en marge par l'ensemble des signataires du procès-verbal (art. 13).

Si une anomalie est constatée, les opérations sont réitérées en tant que de besoin.

La réitération des opérations n'est pas nécessaire si l'anomalie peut être résolue par une vérification complémentaire et qu'aucun doute ne subsiste sur la validité des opérations réalisées (la validité des opérations n'est pas affectée par l'inclusion, dans le tirage au sort, d'une candidature caduque ou ayant fait l'objet d'une renonciation, en contradiction avec les dispositions des III et IV de l'article 4) (art. 14).

Si l'ensemble de ces opérations mentionnées ne peut être réalisé le même jour, la mention de l'interruption des opérations est portée sur le procès-verbal et les documents déjà établis ainsi que, le cas échéant, l'urne sont placés dans un local fermé. Les opérations reprennent le premier jour ouvrable qui suit (art. 15)

À l'issue des opérations, les bulletins, dans l'ordre de leur tirage au sort, et le procès-verbal sont conservés. Si plusieurs tirages au sort sont réalisés, les bulletins ayant fait l'objet d'un tirage invalide le sont également et dans les mêmes conditions (art. 16).

Procès-verbal de tirage au sort - Le tirage au sort fait l'objet d'un procès-verbal signé par les secrétaires de séance, par le rapporteur de l'Autorité de la concurrence ayant procédé au tirage au sort et par le magistrat et le représentant du Conseil supérieur du notariat ayant assisté aux opérations ou, le cas échéant, par leurs suppléants.

Il comprend, conformément au modèle anexé, différentes informations, dont les événements survenus durant les opérations (V. art. 17). Le cas échéant, la réitération des opérations fait l'objet d'un nouveau procès-verbal, auquel est annexé le procès-verbal des opérations invalidées.

Sont annexées au procès-verbal les listes des candidatures surnuméraires, candidatures ayant donné lieu à renonciation expresse et candidatures caduques. Le tout est publié sur le site internet du ministère de la justice dans un délai de 8 jours francs à compter de la date du tirage au sort (art. 17).